Fachwirt für Büro- und Projektorganisation

Um den Informationsfluss in einem Unternehmen zu regeln, braucht es eine klare und eindeutige Regelung der Informationswege von Informationen, die als wichtig und vertraulich gelten.

In Unternehmen kann zwischen unterschiedlichen Informationswegen unterschieden werden, die in ihrer Weisungsgebundenheit und Wichtigkeit abgestuft sind:

Längsinformationswege:

• beinhalten volle Weisungsbefugnis der Führungskraft

• Weisungen, als Aufträge bzw. Anordnungen von oben nach unten (top down)

• drücken Über- und Unterordnungsverhältnisse aus

Querinformationswege:

• keine Weisungsbefugnis

• keine Über- und Unterordnung

• Kontakte auf gleicher Ebene

• nur Information und Beratung

Diagonalinformationswege:

• begrenzte Weisungsbefugnis

• innerhalb eines Bereiches als Einzelanweisungen

Richtlinieninformationswege:

• keine Weisungsbefugnis

• Leiter kann mit Unterstützung der Leitung Druck auf Fachabteilungen ausüben

Aufwärtsinformationswege:

• nicht mit Weisungen verbunden

• von unten nach oben verlaufend (bottom up), z.B. Mitarbeitergespräche, Befragungsergebnisse, betriebliches Vorschlagswesen

Bei der Informationsbeschaffung geht es immer um die Frage der Hol- und Bringschuld. Damit eine reibungslose Informationsweitergabe erfolgt, muss jeder Mitarbeiter wissen, wann er sich in der Hol- oder in der Bringschuld befindet.

Bei der Holschuld muss die Information beschafft werden. Bei der Bringschuld hingegen muss die Information weitergegeben werden.

Grundsätzlich ist der Sender verantwortlich dafür, dass die Information ankommt. Damit dies optimal funktioniert sind Anforderungen an die Ausgangsinformationen wichtig. Dazu zählen u.a.  Informationswahrheit und Informationsklarheit

Der Sender ist verantwortlich dafür, dass die Information ankommt. Anforderungen an Ausgangsinformationen sind Informationswahrheit und Informationsklarheit

Die Art und Weise der Unternehmenskommunikation liegt in der Unternehmensphilosophie (Corporate Identity). Sie dient der Orientierung der Führungskräfte und Mitarbeiter. Der Unternehmenskodex ist in den Managementleitlinien (Leitlinien für Zusammenarbeit) festgeschrieben.

Innerbetrieblicher Informationsaustausch

Die Weitergabe der formellen Informationen ist in Stellen-, Aufgaben-; Anforderungs- und Vorgangsbeschreibungen geregelt, findet an den definierten Schnittstellen statt und wird regelmäßig dokumentiert.

Der informelle Informationsfluss hängt unter anderem von Sympathie bzw. Antipathie der Menschen ab und wird aus Emotionen heraus getroffen. Hier besteht die Gefahr der Cliquenbildung und somit ggf. der Ausschluss von Informationen. Mögliche Hilfe bietet ein Mentoringprogramm. Werden Informationen zurückgehalten, führt das zur Demotivation der Mitarbeiter. Teilweise versuchen Mitarbeiter durch die Nutzung des informellen Informationsflusses ihre eigene Position zu festigen.

Zwischenbetrieblicher Informationsaustausch

Wenn im Unternehmen eine offene und transparente Informationskultur gepflegt wird, wird das auch betriebsübergreifend gelingen. Schwierig wird es bei Standortegoismen (Betriebsstätten stehen im Wettbewerb untereinander) oder aufgrund von anderen kulturellen Werten und Erfahrungen.

Außerbetrieblicher Informationsaustausch

Dies betrifft alle Beteiligten, die nicht Firmenangehörige sind z.B. Stakeholder. Informationen an Stakeholder haben eine andere Struktur als die Informationen von den Stakeholdern. Stakeholder sind alle natürlichen Personen oder Institutionen, die in einer tatsächlichen oder möglichen Beziehung zum Unternehmen stehen.